必要な個人情報だけを集め、読む人と保管期間を決める

氏名やメールアドレスなど、人を見分けられる情報を扱います。一つの項目では誰か分からなくても、勤務先や住所などと組み合わせると分かる場合があります。例えば、イベントの案内をメールで送るだけなら、生年月日まで集める必要があるか考えます。情報を安全に保存するだけでなく、仕事に必要な項目だけを集めることで、漏れた場合の被害を減らせます。

「リンクを知っている人全員」と「指定したアカウントだけ」では、書類を読める人が違います。正しい担当者にリンクを送っても、転送された先の人が読める設定かもしれません。誰に、読む・編集するなどのどの操作を、いつまで許すかを確認します。後で共有を止めても、相手が保存したコピーまで消せるとは限りません。

仕事が終わった後も個人情報を残し続けると、漏れる恐れがその分続きます。いつまで保管するか、誰が削除するか、バックアップに残ったコピーをどう扱うかも決めます。実際の保管期間は、業務の目的と適用される法令・契約を確認して決めます。

今回の実習は配達用の書き出し項目を減らす練習です。保存日数を設定したり、日数経過で削除する処理を動かしたりはしません。

実習のcolumnsは、書き出す項目名の一覧です。orderは注文番号、addressは配達先です。資料の配達業務に必要な項目を残し、不要な項目を除きます。

実行後はexport.jsonを開いて、必要な情報が残り不要な情報が含まれないか確かめます。すべて消すと配達できません。この処理は架空データを端末に書き出すだけで、外部に送信しません。共有範囲や保管期限は、書き出す内容を減らすことと別に考えます。